Die Arbeitswelt und somit die Formen der Zusammenarbeit verändern sich laufend. Dahinter stehen Kräfte wie der Drang, effizienter, schneller, aber auch kreativer zu werden. Mit der digitalen Transformation und verstärkt durch die Pandemie haben sich neue Arbeitsformen wie Telearbeit etabliert. Junge Arbeitnehmende wünschen sich die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Oftmals muss man sich aber auch schlicht dem Kostendruck beugen.
Mit Desksharing scheint man nun mehrere Herausforderungen auf einmal meistern zu können. Durch die Auflösung von persönlichen Arbeitsplätzen, die Umstellung von Einzel- auf Grossraumbüros, soll eine Durchmischung der Belegschaft und somit ein kreativer Austausch stattfinden. Zusätzlich wird die Bürofläche und somit die Zahl der Schreibtische reduziert. Dies unter der Voraussetzung, dass maximal 70 – 80 Prozent der Angestellten vor Ort präsent
sind, während der Rest im Homeoffice arbeitet. Das reduziert Kosten für Räumlichkeiten und Infrastruktur und man kann sich einen Anstrich als moderne Arbeitgeberin verpassen. Eine Umfrage von CH-Media bei Schweizer Unternehmen vom Sommer dieses Jahres belegt die Entwicklung: In immer mehr Schweizer Unternehmen müssen die Schreibtische künftig geteilt werden.
Desksharing hält Einzug in die Verwaltung
Auch beim Bund öffnet man sich New-Work-Konzepten. Die Bundesverwaltung präsentierte im Dezember vergangenen Jahres das Konzept für die Einführung kollektiver Arbeitsplätze (Desksharing) für die Bundesverwaltung.
Die neue Arbeitsplatzgestaltung wird für alle Beteiligten grössere Veränderungen mit sich bringen. Deshalb hat der Bundesrat das Eidgenössische Finanzdepartement (EFD) beauftragt, ein übergeordnetes Change-Konzept zu erstellen, das unter anderem auch die Partizipation der Mitarbeitenden gewährleistet.
Das Change-Konzept soll sicherstellen, dass die Betroffenen genügend Zeit haben, sich mit der Veränderung auseinanderzusetzen, wie Martin Frösch, Vize-Direktor und Leiter Bereich Bauten beim Bundesamt für Bauten und Logistik, erklärt. «Auslöser für die Erarbeitung des Konzeptes waren die Entwicklungen in der Arbeitswelt – insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung. Die bisherigen Erkenntnisse aus der Covid-Krise sind berücksichtigt worden», betont Frösch.
Gemeinsam in die neue Arbeitswelt
Open-Space-Büros, Desksharing und das damit einhergehende Homeoffice führen zu grossen Veränderungen der Zusammenarbeit. Auch müssen Kader ihre Mitarbeitenden anders führen. Das erfordert einen Kulturwandel in Organisationen. Für den Erfolg ist es wichtig, die Angestellten bereits bei der Konzeption miteinzubeziehen.
Der PVB hat als Interessenvertreter den Mitarbeitenden des Bundes und der ETH den Puls gefühlt und deren Meinungen zur Einführung von Desksharing eingeholt. An der Befragung nahmen knapp 3300 Personen teil. 7 Prozent von ihnen arbeiten bereits im Desksharing, 20 Prozent haben bereits Erfahrungen damit gesammelt.
Rund ein Drittel arbeitete vor der Pandemie und der Homeoffice-Verordnung im Einzelbüro und möchte das in Zukunft so beibehalten. Die meisten Umfrageteilnehmenden nannten das gemeinsame Kleinbüro mit weniger als vier Schreibtischen als ihre aktuelle Arbeitsumgebung (44 %). 34 Prozent wünschen sich diese Form der Zusammenarbeit in Zukunft. Wenig begeistert zeigen sich die Befragten hingegen für neue Arbeitsumgebungen wie Grossraumbü-
ros, Co-Working-Spaces und Desksharing. Dennoch zeigten sich die Angestellten offen für Desksharing. Unter bestimmten Voraussetzungen: So sollte Desksharing nicht nur als Sparübung, sondern als Chance betrachtet werden, Arbeit neu zu gestalten. Vorgesetzte müssen ihren Mitarbeitenden Freiräume bei der Erfüllung ihrer Aufgaben bieten und Vertrauen entgegenbringen. Den Weg in die neue Arbeitswelt kann man nur gemeinsam beschreiten.
Das physische Büro muss ein Arbeitsumfeld bieten, welches das Wohlbefinden und die Gesundheit am Arbeitsplatz fördert, mit einem besonderen Augenmerk auf die Ergonomie. Das stellt besondere Herausforderungen an Open-Space-Umgebungen. So erwarten 82 Prozent der Umfrageteilnehmenden Konzentrationsschwierigkeiten in einem Raum mit einem oftmals hohen Geräuschpegel und zwei Drittel fürchten einen Mangel an Privatsphäre und Vertraulichkeit. Vielleicht werden Noise-Cancelling-Kopfhörer neben PC und Monitor bald zur
Standard-Ausrüstung im Büro zählen.
Von der Wirtschaft lernen
Dass Desksharing funktionieren und sich positiv auf die Zusammenarbeit auswirken kann, zeigen viele Beispiele aus der Wirtschaft, insbesondere in der ICT-Branche, wo Desksharing, Open-Space-Konzepte, Remote Work, aber auch Arbeitsmodelle wie Scrum und Organisationsformen wie Holacracy an der Tagesordnung sind. Gute Erfahrungen mit
Desksharing hat man beispielsweise beim Telekom-Provider British Telecom (BT) Schweiz gemacht, wie Country Manager Nadja Risse erklärt. Das Unternehmen führte vor zwei Jahren Open-Space und Desksharing ein.
Hierfür wurden die Räumlichkeiten umgebaut und in offene Begegnungszonen und Rückzugsmöglichkeiten unterteilt. Die Büros sind offen, hell und wirken teilweise eher wie eine Lounge. Es ist ein Ort zum Wohlfühlen. Insbesondere die Investitionen in hochwertige Arbeitsplätze hätten sich bezahlt gemacht, betonte Risse. Hierzu zählen höhenverstellbare Tische, grosse Monitore, Adapter für die Laptops und ergonomische Bürostühle.
Essenziell sei die Kommunikationstechnik, betont Risse. Ein Heimspiel für den weltweit operierenden Telko. «Da wir voll umgestellt haben auf mobile Kommunikation, ist der Aufwand, morgens den Arbeitsplatz einzurichten, minimal. Die Kolleginnen und Kollegen packen lediglich Laptop und Handy aus und können sofort loslegen.»
Auf gutem Weg
Und in der Bundesverwaltung? Hier sieht man sich auf gutem Weg, wie Danilo Licitra, ICT-Systemarchitekt beim Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT), erklärt. «Wir beim BIT können bereits von einer kompletten und funktionierenden Ausstattung profitieren. Sei es an den Arbeitsplätzen, in den verschiedensten Sitzungszimmern und Co-Working Zonen.» Von dieser Erfahrung und dem Know-how kann nun die gesamte Verwaltung profitieren.
Hinzu kommen Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Neben der WLAN-Abdeckung gibt es auch Anwendungen, die aus den unterschiedlichsten Gründen eine Kabel- /LAN-Verbindung benötigen. Zum Teil erfülle die Infrastruktur der Bundes-IT diese Anforderungen bereits, «beim Rest ist dies in Erarbeitung und die Migration in Arbeit.»
Vorreiterin ETH
Desksharing werde in der Forschung seit langem praktiziert. Arbeitsplätze mit Bezug zu Labors und Werkstätten würden oft von verschiedenen Forschenden benutzt. Bei der ETH Zürich wurde Desksharing in den Büroarbeitsplätzen am neuen Standort Oerlikon eingeführt. Es gibt weitere Bereiche, die ein Desksharing Modell prüfen, wie Dieter Künzli, Leiter Finanzen und Personal, ETH-Rat, ausführt. Die EPFL habe zudem einen Aktionsplan «Future of Work» für die Einführung neuer Arbeitsformen verabschiedet.
Mit Desksharing und mobil-flexiblem Arbeiten könne theoretisch der Flächenbedarf vom Wachstum der Studierenden und für die Mitarbeitenden entkoppelt werden. Allerdings seien zusätzliche Flächen für konzentriertes Arbeiten und Videokonferenzen einzuplanen, was den Flächenbedarf wieder erhöht. Als positiv erlebten die Mitarbeitenden der ETH während der Pandemie, dass durch Homeoffice die Pendelzeit abnimmt und mehr Freiheit bei der Gestaltung der Work-Life-Balance besteht. Positiv würden auch die freiere Wählbarkeit des Arbeitsorts sowie die effizientere Kommunikation bei Besprechungen genannt.
Künzli räumt jedoch ein, dass bei der Lehre und Forschung die physische Interaktion sehr wichtig sei, um Innovationen zu ermöglichen. Daher könne die Vorgabe des Bundes, dass künftig nur noch 0,8 Arbeitsplätze pro FTE angeboten werden, nur für die administrativen Büroarbeitsplätze gelten und nicht für den gesamten ETH-Bereich. Desksharing benötige eine gewisse Zeit bei der Umstellung und der Eingewöhnung. Hierzu zähle, dass Mitarbeitende sich von ihrem persönlichen Arbeitsplatz lösen müssen. «Der Umgang mit Unterlagen und privaten Dingen wie Fotos verändert sich», macht Künzli klar. Eine Angst, die auch viele Umfrageteilnehmende umtreibt. Viele befürchten, dass die Identifikation mit dem Arbeitgeber und dem Team verloren gehe. «Ich hatte das Gefühl, bloss eine Nummer zu sein, so austauschbar, dass ich nicht einmal mehr Anspruch auf einen eigenen Arbeitsplatz habe», brachte es eine Person auf den Punkt.
Forderungen des PVB betreffend Desksharing
Auf Basis der Ergebnisse der Angestelltenumfrage zum Thema Desksharing stellt der PVB elf Forderungen an Ueli Maurer, damit die Anforderungen und Wünsche der Bundesangestellten berücksichtigt werden.
- Keine Sparmassnahmen unter dem Vorwand des Desksharings
Desksharing sollte nicht aus Kostengründen eingeführt werden. Entstehende Einsparungen durch das Desksharing sind in die Infrastruktur, in den Gesundheitsschutz des Personals sowie in die Ergonomie am Arbeitsplatz, wie auch im Homeoffice zu reinvestieren.
- Eine Unternehmenskultur basiert auf Vertrauen
Die Pandemie hat sowohl Vorgesetzten als auch Mitarbeitenden gezeigt, dass Homeoffice zu guten Arbeitsergebnissen führt. Es muss eine Unternehmenskultur angestrebt werden, die den Schwerpunkt auf das Vertrauen und das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden setzt.
- Berücksichtigung von Berufsbildern und Funktionen
Nicht alle Funktionen und Berufsbilder eignen sich für die Einführung von Desksharing. Daher muss genau überprüft werden, in welchen Bereichen Desksharing sinnvoll ist und sich umsetzen lässt.
- Einbezug der Arbeitnehmenden
Die Mitarbeitenden müssen in die Einführung von Desksharing aktiv einbezogen werden. Eine allfällige Änderung der Arbeitsorganisation muss begründet und nachvollziehbar erklärt werden.
- Führungskräfte müssen vorbildlich sein
Die Vorgesetzten müssen die neuen Arbeitsformen verinnerlichen und unterstützen. Sie müssen zwingend zu den Themen «Führen auf Distanz» und «agile Arbeitsorganisationen» geschult werden.
- Sicherstellung der Gesundheit und des Wohlbefindens der Arbeitnehmenden
Alle gesetzlichen Grundlagen hinsichtlich des Gesundheitsschutzes der Mitarbeitenden müssen beim Desksharing, wie auch bei Open-Space-Büros im Vordergrund stehen. Damit der Bund als Arbeitgeber attraktiv bleibt, müssen die Arbeitsplätze ein gesundes Arbeitsumfeld bieten und der Ergonomie ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Sowohl Vorgesetzte, wie auch Mitarbeitende sind proaktiv über die Standards im Gesundheitsschutz aufzuklären.
- Recht auf Nichterreichbarkeit während der arbeitsfreien Zeit
Mitarbeitende haben auch ausserhalb des üblichen Arbeitsplatzes ein Recht auf Nichterreichbarkeit während ihrer arbeitsfreien Zeit. Die Verfügbarkeiten müssen vorgängig diskutiert und vereinbart werden.
- Die Teamentwicklung darf nicht vernachlässigt werden
Es müssen Gefässe und Möglichkeiten geschaffen werden, in denen sich die Teams austauschen und begegnen können. Die Zugehörigkeit, der soziale Zusammenhalt und die Identifikation der Mitarbeitenden mit ihrer Tätigkeit ist gebührend zu berücksichtigen.
- Schaffung von Co-working Spaces
Der Bund soll im Zusammenhang mit der Neuorganisation der Arbeit an zentralen Standorten mehr Co-working Spaces entwickeln. Diese haben den Vorteil, dass sie den Arbeitsweg verkürzen, aber auch den Austausch mit Arbeitnehmenden anderer Unternehmungen ermöglichen.
- Schaffung von Rückzugsräumen
Es sollen Räume geschaffen werden, die nicht als herkömmliche Arbeitsplätze gebraucht werden und in die man sich zurückziehen kann, wie z.B. für konzentriertes Arbeiten, aber auch abgeschlossene Räume für vertrauliche Gespräche oder Telefonate.
- Persönliche Gegenstände
Die Mitarbeitenden müssen die Möglichkeit haben, ihre persönlichen Gegenstände sicher verstauen zu können.
Gefahren für die psychische Gesundheit
Mehr als 60 Prozent der Umfrageteilnehmenden haben überdies Angst, dass sie morgens keinen Arbeitsplatz mehr erhalten könnten. Eine Person kritisierte: «Nach einem zweistündigen Arbeitsweg und einer mühsamen Suche nach einem Büro musste ich schliesslich in der Cafeteria arbeiten». Vor wenigen Jahren zeigte ein Artikel in 20 Minuten über die Grossbank UBS, was alles schief gehen kann. Vorgesetzte nutzen ihre Machtposition aus. Mitarbeitende kamen früher ins Büro, um noch einen freien Schreibtisch zu ergattern. Was an Kinderspiel «Reise nach Jerusalem» erinnert, kann auf die Psyche und Gesundheit schlagen. Während Organisationen ihre Arbeitsplätze auf 70, manche sogar auf 60 Prozent ihrer Mitarbeitenden reduzieren, hält man sich beim Bund an 80 Prozent. Auf diese Weise will man dem morgendlichen Run auf die Büroplätze und unnötigen Stress vorbeugen.
Bei einem Verhältnis von 0,8 freie Büroarbeitsplätze auf 1 Angestellten werde es immer genügend Platz in den Gebäuden haben, beruhigt Frösch. Basis für den Richtwert bildeten Umfragen bei Mitarbeitenden von verschiedenen Unternehmen aus der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung. «Daten aus der Praxis zeigen, dass Arbeitsplätze im Normalfall nur zu zirka 40 Prozent der Zeit genutzt werden. Es besteht aufgrund von Desksharing somit keine Gefahr in Bezug auf einen morgendlichen Run auf Arbeitsplätze», beruhigt Frösch.
Die Menschen zusammenführen
In einem Punkt sind sich die befragten Expert:innen einig: Bereits bei der Planung müssen alle mit am (geteilten) Tisch sitzen: «Wir empfehlen, die Mitarbeitenden bereits bei der Planung mit einzubeziehen», rät BTs Landeschefin und ETHs Künzli konstatiert: «Bei der Einführung von Desksharing in verwaltungsähnlichen Einheiten sollten die betroffenen Personen von Beginn weg eng einbezogen werden.» Mitarbeitende, die Personalvertretungen und gegebenenfalls die Vertretungen der Professorinnen und Professoren sowie des Mittelbaus sollten in alle Phasen des Projekts zur Einführung von Desksharing involviert werden. «Desksharing funktioniert dann, wenn die Lösung für alle Beteiligten attraktiv
und auf die jeweiligen Aufgaben abgestimmt ist», bringt es Künzli auf den Punkt. Im Alltag sollte Desksharing Teil eines Office-Konzepts sein, das nicht nur das Arbeiten an sich, sondern auch Teambuilding, Austausch, Kommunikation und Kreativität fördert. Wie so eine Struktur aussehen muss, weiss Risse von der BT nach zwei Jahren Praxisbetrieb. «Moderne Arbeitswelten beinhalten Desksharing, aber genauso braucht man Raum für die Teamarbeit – also zum Beispiel Sitzecken, Lounge-Möbel, Meetingräume mit Technologien, die eine kreative Zusammenarbeit und hybrides Arbeiten unterstützen», konkretisiert die Country
Managerin.
In der Bundesverwaltung will man dies zum einen durch die Weiterentwicklung des Multispace-Konzepts erreichen, das die Interaktion und den Austausch zwischen den Mitarbeitenden fördert. Zum andern sollen die Mitarbeitenden bereits bei der Planung und Realisierung miteinbezogen werden.
Damit würde man nicht nur den Empfehlungen der Fachleute folgen, man käme auch einer zentralen Forderung sowohl der Umfrageteilnehmenden als auch des PVB nach! Für Frösch ist denn auch klar: «Es gilt bei der Umsetzung von Desksharing in der zentralen Bundesverwaltung und des ETH-Bereichs zu berücksichtigen, dass die Nutzerorganisationen sehr verschieden sind, sehr unterschiedliche Aufgaben haben und auf sehr unterschiedlichem Stand sind, was die Arbeitsweisen und den Grad der Digitalisierung betrifft. Daher ist es zu Beginn eines Umsetzungsprojektes essenziell, die Ausgangslage der jeweiligen Nutzerorganisation zu analysieren, beispielsweise in Form einer Befragung. Diese dient zugleich schon als Sensibilisierung für das Projekt.»
Ebenfalls zu Beginn eines Projekts sollten verschiedene Analysen durchgeführt werden, um die entsprechenden Grundlagen für die Gestaltung der Büroumgebung zu erhalten. Diese sind:
- Analyse der Arbeitsweisen und Entwicklung von Tätigkeitstypen
- Spezifische Bedürfnisse der betroffenen Einheit abholen
- Belegungsmessungen durchführen zur Erhebung der Auslastung
- Flächenanalysen (bauliche Möglichkeiten)
Begleitende Schulungen geplant
Mit der Corona-Krise sei ein Zeitsprung erfolgt: «Homeoffice wurde in der Bundesverwaltung auf breiter Basis angewendet, zeitweise betrug der Anteil der Mitarbeitenden im Homeoffice über 60 Prozent», sagt Frösch. Für die Einführung von Desksharing werde es aber trotzdem notwendig sein, Kompetenztrainings für Mitarbeitende und Führungskräfte zu erarbeiten und umzusetzen. Diese sollen aufzeigen, wie man im Multispace mit Desksharing am besten arbeitet und führt.
Ähnliches gilt für die IT. Denn die neue Arbeitswelt erfordert umfangreiches, digitales Know-how. Notebooks mit VPN-Verbindung ins Verwaltungsnetzwerk, Cloud-Anwendungen und vor allem Sicherheitsschulungen, schliesslich wird mit hochsensiblen Daten gearbeitet. Die Anwender:innen werden dabei nicht im Regen stehen gelassen. Im Gegenteil, wie Licitra vom BIT hervorhebt. Bei einer Migration von Arbeitsgeräten und Hardware-Komponenten werde jeweils eine Dokumentation zur Verfügung gestellt, welche die Benutzer:innen schult und die
häufigsten Fragen und Probleme beantwortet. Bei unbeantworteten Problemen oder Fragen steht der Infrastruktur-Support unterstützend bereit.
Fazit
Neue Arbeitsformen sind gekommen, um zu bleiben. Auch die Bundesverwaltung wird um Desksharing nicht umhinkommen. «Es gelingt am besten in einem gut gestalteten Gesamtkonzept mit verschiedenen Raum- und Nutzungstypen. Dies beinhaltet ein gutes Arbeitsumfeld, geeignete Technik, um an jedem Arbeitsplatz sinnvoll arbeiten zu können, sowie eine Akzeptanz von Smart Working auf allen Seiten – bei Mitarbeitenden wie auch bei Vorgesetzten», resümiert Künzli. Desksharing dürfe nicht zu Leistungsverlusten und einer Verschlechterung der Arbeitskultur führen, mahnt er. Das bedinge, dass auch nach der Einführung von Desksharing die Mitarbeitenden jederzeit einen geeigneten Arbeitsplatz finden können. «Jede Einheit muss die Freiheit haben, einen eigenen Umgang mit den
Möglichkeiten des Desksharings und des Homeoffices zu wählen.»
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