Automatisierung statt Fachkräftemangel: Die Zukunft der Bundesverwaltung

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Thema, das auch in der Bundesverwaltung intensiv diskutiert wird. Die Möglichkeiten, die KI bietet, sind beeindruckend und versprechen Effizienzsteigerungen sowie Innovationen in zahlreichen Bereichen. Doch in der Praxis zeigt sich, dass strenge Datenschutzvorgaben oft ein Hindernis darstellen, um ambitionierte KI-Projekte umzusetzen. Die Bundesverwaltung kommt daher bei der Realisierung von KI-Initiativen nicht so weit, wie es angesichts der Diskussionen und Potenziale wünschenswert wäre.

Prozessautomatisierung als Ausweg

Die Bundesverwaltung steht vor einer demografischen Herausforderung: Ab 2030 wird die Babyboomer-Generation in Rente gehen, was zu einem erheblichen Fachkräftemangel führen wird. Bereits heute ist es schwierig, viele Stellen nachzubesetzen. Ohne geeignete Massnahmen könnte dies gravierende Auswirkungen haben: Die verbleibenden Mitarbeitenden würden stark überlastet, was das Risiko für stressbedingte Krankheiten erheblich erhöht. Dies würde nicht nur die Produktivität beeinträchtigen, sondern auch die Attraktivität der Bundesverwaltung als Arbeitgeber weiter schmälern.

Prozessautomatisierung bietet hier einen Weg, dieser Entwicklung entgegenzuwirken. Mit Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) können wiederkehrende, administrative Aufgaben durch Software-Roboter automatisiert ausgeführt werden. Das schafft nicht nur Freiräume für wertschöpfendere Tätigkeiten, sondern reduziert auch die Belastung der Mitarbeitenden. Gleichzeitig trägt es dazu bei, die Dienstleistungen der Bundesverwaltung effizienter und ressourcenschonender zu gestalten.

Ein spannender Aspekt der Prozessautomatisierung ist die Möglichkeit, erste, vereinfachte KI-Lösungen zu integrieren. Ein Beispiel hierfür ist das sogenannte „Intelligent Document Processing“. Diese IDP-Technologie erlaubt es, automatisiert Inhalte aus Dokumenten wie Rechnungen oder Anträgen auszulesen, zu strukturieren und weiterzuverarbeiten. Der Vorteil: Solche KI-Anwendungen können innerhalb der geschützten IT-Umgebung der Bundesverwaltung betrieben werden, ohne dass sensible Daten extern verarbeitet werden müssen. Diese lokal installierbaren Lösungen („lokale Systeme“, die direkt in den IT-Strukturen der Bundesverwaltung laufen) machen es möglich, KI auch unter strengen Datenschutzauflagen effektiv zu nutzen.

Mitarbeitende in den Mittelpunkt stellen

Die Einführung von Prozessautomatisierungen erfordert jedoch nicht nur technische Anpassungen, sondern auch Vorkehrungen für die betroffenen Mitarbeitenden. Es ist entscheidend, dass Mitarbeitende, deren Tätigkeiten teilweise oder vollständig durch Automatisierung ersetzt werden, weiterhin eine sinnvolle Aufgabe innerhalb der Bundesverwaltung finden. Umschulungs- und Weiterbildungsprogramme sind essenziell, um neue Perspektiven zu schaffen und das Wissen sowie die Erfahrung der Mitarbeitenden produktiv einzusetzen. So kann Automatisierung als Chance genutzt werden, um Arbeitsplätze zukunftssicher und abwechslungsreicher zu gestalten.

Innovation und Effizienz für die Zukunft

Um die Prozessautomatisierung weiter voranzutreiben, wurde im vergangenen Sommer eine WTO-Ausschreibung durchgeführt. Ab diesem Jahr sollen dadurch neue Technologien eingeführt werden, die die Automatisierung auf ein neues Niveau heben. Ziel ist es, nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch die Attraktivität der Bundesverwaltung als moderner Arbeitgeber zu stärken. Dies ist besonders wichtig, da der Fachkräftemangel bereits heute spürbar ist und sich in den kommenden Jahren weiter verschärfen wird.

Fazit: Automatisierung als Schlüssel zur Zukunft

Während KI in der Bundesverwaltung nach wie vor ein anspruchsvolles Thema bleibt, bietet die Prozessautomatisierung bereits heute greifbare Lösungen, um Herausforderungen wie den Fachkräftemangel zu adressieren. Mit der richtigen Vorbereitung, insbesondere durch Unterstützung und Integration der Mitarbeitenden, kann Automatisierung nicht nur Effizienz und Innovation fördern, sondern auch die Bundesverwaltung als Arbeitgeber stärken – nachhaltig und zukunftsorientiert.

Ein Fachbeitrag von Frank Wieltsch, Fachexperte für BPA (Business Process Automation) beim WBF.