L’automatisation pour remédier à la pénurie de personnel qualifié

L’intelligence artificielle (IA) fait l’objet d’intenses discussions au sein de l’administration fédérale. Les possibilités offertes par l’IA sont impressionnantes et promettent des gains d’efficacité et des innovations dans de nombreux domaines. Dans la pratique toutefois, les exigences strictes en matière de protection des données constituent souvent un obstacle à la mise en œuvre de projets ambitieux dans ce domaine. L’administration fédérale n’avance donc pas autant qu’elle le souhaiterait dans la réalisation d’initiatives en matière d’IA, compte tenu des discussions et du potentiel existant.

Automatisation des processus, une solution ?

L’administration fédérale est confrontée à un défi démographique : à partir de 2030, la génération des baby-boomers prendra sa retraite, entraînant une pénurie importante de personnel qualifié. Actuellement déjà, il est difficile de repourvoir de nombreux postes. Sans mesures appropriées, les conséquences pourraient être lourdes : les collaborateurs·rices restant·e·s seraient fortement surchargé·e·s, augmentant ainsi le risque de maladies liées au stress. Cela nuirait non seulement à la productivité, mais également à l’attractivité de l’administration fédérale en tant qu’employeur.

L’automatisation des processus offre un moyen de contrer cette évolution. Grâce à des technologies comme la Robotic Process Automation (RPA), des tâches administratives répétitives peuvent être exécutées automatiquement par des robots logiciels. Cela permet de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée et de réduire la charge de travail des collaborateurs·rices. Ces technologies contribuent de plus à rendre les services de l’administration plus efficaces et plus économes en ressources.

Un aspect particulièrement intéressant de l’automatisation des processus est l’intégration progressive de solutions d’IA simplifiées. L’exemple parfait est celui du « traitement intelligent des documents ». Cette technologie IDP (pour Intelligent Document Processing) permet de lire, de structurer et de traiter automatiquement les contenus de documents tels que des factures ou des demandes. Ce genre d’applications de l’IA a un grand avantage : elles peuvent être exploitées au sein de l’environnement informatique sécurisé de l’administration fédérale, sans devoir recourir à un traitement externe des données sensibles. Ces solutions installées localement (« systèmes locaux », fonctionnant directement dans les infrastructures informatiques de l’administration) permettent ainsi de tirer parti de l’IA tout en respectant des exigences strictes en matière de protection des données.

Placer les collaborateurs·rices au centre des préoccupations

Il importe de relever que l’introduction de l’automatisation des processus ne nécessite pas uniquement des adaptations techniques mais également des mesures d’accompagnement pour les collaborateurs·rices concerné·e·s. D’où la nécessité pour les employé·e·s dont les activités sont partiellement ou totalement remplacées par l’automatisation, de pouvoir continuer à exercer des tâches utiles et valorisantes au sein de l’administration fédérale. Dans ce contexte, les programmes de reconversion et de formation continue jouent un rôle essentiel pour offrir de nouvelles perspectives et renforcer les connaissances et l’expérience des personnes concernées. L’automatisation peut ainsi être perçue comme une opportunité de pérenniser et de diversifier les emplois de demain.

Innovation et efficacité pour l’avenir

Un appel d’offres de l’OMC a été lancé l’été dernier dans le but de faire progresser l’automatisation des processus. Dès cette année, de nouvelles technologies seront mises en place pour porter l’automatisation à un niveau supérieur. L’objectif est non seulement d’accroître l’efficacité, mais aussi de renforcer l’attractivité de l’administration fédérale en tant qu’employeur moderne. Cet enjeu est d’autant plus crucial que la pénurie de personnel qualifié se fait déjà sentir et s’intensifiera dans les années à venir.

Conclusion : l’automatisation comme clé pour l’avenir ?

Bien que l’IA reste un sujet complexe au sein de l’administration fédérale, l’automatisation des processus offre déjà des solutions concrètes pour faire face à des défis tels que la pénurie de personnel qualifié. Avec une préparation adéquate intégrant notamment le soutien et l’intégration des collaborateurs·rices, l’automatisation peut non seulement favoriser l’efficacité et l’innovation mais également renforcer l’administration fédérale en tant qu’employeur et ce, de manière durable et tournée vers l’avenir.

Un article spécialisé de Frank Wieltsch, expert en automatisation des processus métier au sein du DEFR.