Le monde professionnel et les modes de collaboration sont en constante évolution, portés par un besoin croissant en efficacité, rapidité et créativité. La transformation numérique a fait émerger de nouvelles formes de travail, qui se sont imposées avec la pandémie. Les jeunes générations veulent pouvoir mieux concilier vie privée et vie professionnelle et bien souvent, les pressions qui pèsent sur les coûts ne peuvent tout simplement pas être ignorées.
Le desk sharing semble être la réponse à de nombreux défis. D’une part, la suppression des postes de travail personnels et la transformation des bureaux individuels en open space doivent permettre aux collaborateurs et collaboratrices de se mélanger, favorisant ainsi les échanges créatifs. De l’autre, la réduction des surfaces de bureaux et du nombre de tables – qui présuppose que seuls 70 à 80 % des employé•e•s soient présents sur le site tandis que les
autres travaillent depuis chez eux – permet de réduire les frais liés aux locaux et à l’infrastructure tout en soignant son image d’employeur moderne. Une enquête menée cet été par la société CH-Media auprès de différentes entreprises confirme d’ailleurs la tendance: en Suisse, le desk sharing deviendra de plus en plus fréquent.
Le desk sharing débarque à l’administration fédérale
La Confédération se prépare elle aussi aux nouveaux modes de travail, comme en témoigne le «Concept pour l’introduction du partage de postes de travail (desk sharing) à l’administration fédérale» présenté en décembre 2020.
Le nouvel aménagement des postes de travail entraînera des changements majeurs pour toutes les parties impliquées, c’est pourquoi le Conseil fédéral a chargé le Département fédéral des finances (DFF) d’élaborer un plan global de réorganisation qui garantisse notamment la participation du personnel.
Ce plan de réorganisation doit permettre d’assurer que les personnes concernées auront suffisamment de temps pour étudier les modifications, comme l’explique Martin Frösch, directeur suppléant de l’Office fédéral des constructions et de la logistique et
responsable du domaine Constructions. «L’élaboration du concept fait suite à l’évolution du monde du travail, en particulier, dans la perspective de sa numérisation. Les conclusions tirées de la crise liée au COVID-19 ont été prises en compte», souligne-t-il.
Aborder le changement ensemble
Les open spaces, le desk sharing et le télétravail qui l’accompagne entraînent d’importants changements dans la manière de travailler, mais aussi pour les cadres, qui doivent revoir la manière dont ils dirigent leurs collaborateurs et collaboratrices. L’introduction de ces modèles nécessite par conséquent un changement radical de culture dans les organisations et il est crucial pour sa réussite que les employé-e-s y soient associés dès la phase de conception.
En tant que représentante du personnel de la Confédération et des EPF, l’APC a voulu prendre le pouls de la situation en lançant une enquête sur le desk sharing. Celle-ci a bénéficié de la participation de près de 3300 travailleurs et travailleuses, dont 7 % travaillant déjà selon ce modèle et 20 % l’ayant expérimenté par le passé.
Environ un tiers des personnes interrogées travaillaient dans des bureaux individuels avant la pandémie et souhaiteraient conserver ce cadre à l’avenir. La plupart des participant•e•s (44 %) travaillent actuellement dans des petits bureaux partagés de moins de quatre places – un type d’aménagement qui a remporté la préférence de 34 % des répondant•e•s pour le futur. De leur côté, les nouveaux environnements de travail tels que les open spaces, les espaces de travail partagés (coworking) et le desk sharing peinent en revanche à convaincre.
Les collaborateurs et collaboratrices se sont toutefois montrés ouverts au desk sharing, mais à certaines conditions: celui-ci ne devrait pas uniquement être considéré comme un moyen de réaliser des économies, mais aussi comme une chance d’organiser le travail différemment. Les supérieur•e•s devraient accorder une certaine liberté à leurs subordonné•e•s dans l’accomplissement de leurs tâches et leur faire confiance. L’entrée dans ce nouveau monde professionnel ne peut se faire qu’ensemble. Les bureaux doivent offrir un environnement de
travail propice au bien-être et à la santé et accorder une grande importance à l’ergonomie. Cette vision représente un défi particulier dans le cas des open spaces, puisque les participant•e•s à l’enquête sont 82 % à escompter des difficultés de concentration dans ces espaces souvent bruyants et deux tiers à craindre le manque d’intimité et de confidentialité.
Les casques audio permettant de réduire le bruit feront donc peut-être bientôt partie de l’équipement standard des bureaux, au même titre que les ordinateurs et les écrans.
Apprendre du secteur privé
Le secteur privé – et notamment le domaine des technologies de l’information et de la communication où desk sharing, open space, travail à distance, méthode Scrum et holacratie sont déjà d’actualité – regorge d’exemples montrant que le desk sharing peut fonctionner et même être un atout pour la collaboration. C’est le cas de l’entreprise de télécommunications British Telecom (BT) Switzerland, qui tire un bilan positif de ses deux premières années
mêlant open space et desk sharing, comme nous l’explique Nadja Risse, sa responsable nationale.
Pour préparer cette mutation, l’entreprise a réaménagé ses locaux, qui se divisent aujourd’hui en zones de rencontres et en espaces pour s’isoler. Ouverts et lumineux, ceux-ci ressemblent par endroits à un salon et forment un cadre agréable. Pour Nadja Risse, les investissements de l’entreprise, en particulier ceux visant à offrir des postes de travail d’une grande qualité avec des bureaux à hauteur réglable, de grands écrans, des adaptateurs pour les ordinateurs portables et des chaises ergonomiques, se sont avérés payants.
La responsable estime que les technologies de la communication jouent un rôle essentiel. Un jeu d’enfant pour son entreprise, dont c’est justement le domaine d’activité. «Comme nous sommes entièrement passés aux communications mobiles, l’aménagement du poste de travail ne prend qu’un instant. Les collaborateurs et collaboratrices n’ont qu’à sortir leur téléphone et leur ordinateur et ils sont parés pour la journée.»
Sur la bonne voie
Et l’administration fédérale dans tout ça? Elle est sur la bonne voie, comme l’explique Danilo Licitra, ICT System Architect au sein de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT): «À l’OFIT, nous bénéficions déjà d’un aménagement complet et opérationnel, aussi bien aux postes de travail,
que dans les différentes salles de réunion et zones de coworking.» L’expérience acquise par cet office fédéral peut aujourd’hui être mise à profit dans le reste de l’administration.
Il faut également tenir compte de certaines particularités. En plus de la couverture WLAN, il y a des cas dans lesquels une connexion par câble ou LAN peut s’avérer nécessaire. L’infrastructure informatique de la Confédération répond déjà en partie à ces besoins. «Pour le reste, le travail continue et la migration est en cours.»
Les EPF jouent les précurseurs
Le desk sharing n’est pas une nouveauté dans le domaine de la recherche, où les
places de travail des laboratoires et ateliers sont souvent partagées par plusieurs
chercheurs et chercheuses. L’EPFZ a désormais étendu ce modèle aux bureaux
de son nouveau site d’Oerlikon et le responsable des finances et des ressources
humaines du Conseil des EPF Dieter Künzli confie que la formule est également
étudiée par d’autres secteurs. De son côté, l’EPFL a adopté un plan d’action
pour l’introduction de nouvelles formes de travail intitulé «Future of Work».
Gefahren für die psychische Gesundheit
Mehr als 60 Prozent der Umfrageteilnehmenden haben überdies Angst, dass sie morgens keinen Arbeitsplatz mehr erhalten könnten. Eine Person kritisierte: «Nach einem zweistündigen Arbeitsweg und einer mühsamen Suche nach einem Büro musste ich schliesslich in der Cafeteria arbeiten».
Vor wenigen Jahren zeigte ein Artikel in 20 Minuten über die Grossbank UBS, was alles schief gehen kann. Vorgesetzte nutzen ihre Machtposition aus. Mitarbeitende kamen früher ins Büro, um noch einen freien Schreibtisch zu ergattern. Was an Kinderspiel «Reise nach Jerusalem» erinnert, kann auf die Psyche und Gesundheit schlagen. Während Organisationen ihre Arbeitsplätze auf 70, manche sogar auf 60 Prozent ihrer Mitarbeitenden reduzieren, hält man sich beim Bund an 80 Prozent. Auf diese Weise will man dem morgendlichen Run auf die Büroplätze und unnötigen Stress vorbeugen.
Bei einem Verhältnis von 0,8 freie Büroarbeitsplätze auf 1 Angestellten werde es immer genügend Platz in den Gebäuden haben, beruhigt Frösch. Basis für den Richtwert bildeten Umfragen bei Mitarbeitenden von verschiedenen Unternehmen aus der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung. «Daten aus der Praxis haben zeigen, dass Arbeitsplätze im Normalfall nur zu zirka 40 Prozent der Zeit genutzt werden. Es besteht aufgrund von Desksharing somit keine Gefahr in Bezug auf einen morgendlichen Run auf Arbeitsplätze», beruhigt Frösch.
Die Menschen zusammenführen
In einem Punkt sind sich die befragten Expertinnen und Experten einig: Bereits bei der Planung müssen alle mit am (geteilten) Tisch sitzen: «Wir empfehlen, die Mitarbeiter bereits bei der Planung mit einzubeziehen», rät BTs Landeschefin und ETHs Künzli konstatiert: «Bei der Einführung von Desk-Sharing in verwaltungsähnlichen Einheiten sollten die betroffenen Personen von Beginn weg eng einbezogen werden.» Mitarbeitende, die Personalvertretungen und gegebenenfalls die Vertretungen der Professorinnen und Professoren sowie des Mittelbaus sollten in alle Phasen des Projekts zur Einführung von Desksharing involviert werden. «Desksharing funktioniert dann, wenn die Lösung für alle Beteiligten attraktiv und auf die jeweiligen Aufgaben abgestimmt ist», bringt es Künzli auf den Punkt.
Im Alltag sollte Desksharing Teil eines Office-Konzepts sein, das nicht nur das Arbeiten an sich, sondern auch Teambuilding, Austausch, Kommunikation und Kreativität fördert. Wie so eine Struktur aussehen muss, weiss BTs Risse nach zwei Jahren Praxisbetrieb. «Moderne Arbeitswelten beinhalten Desksharing, aber genauso braucht man Raum für die Teamarbeit – also zum Beispiel Sitzecken, Lounge-Möbel, Meetingräume mit Technologien, die eine kreative Zusammenarbeit und hybrides Arbeiten unterstützen», konkretisiert die Country Managerin.
In der Bundesverwaltung will man dies zum einen durch die Weiterentwicklung des Multispace-Konzepts erreichen, das die Interaktion und den Austausch zwischen den Mitarbeitenden fördert. Zum andern sollen die Mitarbeitenden bereits bei der Planung und Realisierung miteinbezogen werden.
Damit würde man nicht nur den Empfehlungen der Fachleute folgen, man käme auch einer zentralen Forderung sowohl der Umfrageteilnehmenden als auch des PVB nach! Für Frösch ist denn auch klar: «Es gilt bei der Umsetzung von Desksharing in der zentralen Bundesverwaltung und des ETH-Bereichs zu berücksichtigen, dass die Nutzerorganisationen sehr verschieden sind, sehr unterschiedliche Aufgaben haben und auf sehr unterschiedlichem Stand sind, was die Arbeitsweisen und den Grad der Digitalisierung betrifft. Daher ist es zu Beginn eines Umsetzungsprojektes essenziell, die Ausgangslage der jeweiligen Nutzerorganisation zu analysieren, beispielsweise in Form einer Befragung. Diese dient zugleich schon als Sensibilisierung für das Projekt.»
Ebenfalls zu Beginn eines Projekts sollten verschiedene Analysen durchgeführt werden, um die entsprechenden Grundlagen für die Gestaltung der Büroumgebung zu erhalten. Diese sind:
- Analyse der Arbeitsweisen und Entwicklung von Tätigkeitstypen
- Spezifische Bedürfnisse der betroffenen Einheit abholen
- Belegungsmessungen durchführen zur Erhebung der Auslastung
- Flächenanalysen (bauliche Möglichkeiten)
Begleitende Schulungen geplant
Mit der Corona-Krise sei ein Zeitsprung erfolgt: «Home-Office wurde in der Bundesverwaltung auf breiter Basis angewendet, zeitweise betrug der Anteil der Mitarbeitenden im Home-Office über 60 Prozent», sagt Frösch. Für die Einführung von Desksharing werde es aber trotzdem notwendig sein, Kompetenztrainings für Mitarbeitende und Führungskräfte zu erarbeiten und umzusetzen. Diese sollen aufzeigen, wie man im Multispace mit Desksharing am besten arbeitet und führt.
Ähnliches gilt für die IT. Denn die neue Arbeitswelt erfordert umfangreiches digitales Know-how. Notebooks mit VPN-Verbindung ins Verwaltungsnetzwerk, Cloud-Anwendungen und vor allem Sicherheitsschulungen, schliesslich arbeitet man mit hochsensitiven Daten. Die Anwenderinnen und Anwender werden dabei nicht im Regen stehen gelassen. Im Gegenteil, wie Licitra vom BIT hervorhebt. Bei einer Migration von Arbeitsgeräten und Hardware-Komponenten werde jeweils eine Dokumentation zur Verfügung gestellt, welche die Benutzerinnen schult und die häufigsten Fragen und Probleme beantwortet. Bei unbeantworteten Problemen oder Fragen steht der Infrastruktur-Support unterstützend bereit.
Fazit
Neue Arbeitsformen sind gekommen, um zu bleiben. Auch die Bundesverwaltung wird um Desksharing nicht umhinkommen. «Es gelingt am besten in einem gut gestalteten Gesamtkonzept mit verschiedenen Raum- und Nutzungstypen. Dies beinhaltet ein gutes Arbeitsumfeld, geeignete Technik, um an jedem Arbeitsplatz sinnvoll arbeiten zu können, sowie eine Akzeptanz von Smart Working auf allen Seiten – bei Mitarbeitenden wie auch bei Vorgesetzten», resümiert Künzli. Desk-Sharing dürfe nicht zu Leistungsverlusten und einer Verschlechterung der Arbeitskultur führen, mahnt er. Das bedinge, dass auch nach der Einführung von Desk-Sharing die Mitarbeitenden jederzeit einen geeigneten Arbeitsplatz finden können. «Jede Einheit muss die Freiheit haben, einen eigenen Umgang mit den Möglichkeiten des Desksharings und des Home-Offices zu wählen.»
Forderungen des PVB betreffend Desksharing
Auf Basis der Ergebnisse der Angestelltenumfrage zum Thema Desksharing stellt der PVB elf Forderungen an Ueli Maurer, damit die Anforderungen und Wünsche der Bundesangestellten berücksichtigt werden.
1. desk sharing ne doit pas servir de prétexte à des mesures d’économies
Le desk sharing ne doit pas être instauré pour des raisons de coût. Les économies qui en résultent doivent être réinvesties dans l’infrastructure, dans la protection de la santé des employé•e•s et dans l’ergonomie des postes de travail (tant sur place que sur le lieu de télétravail).
2. Une culture d’entreprise fondée sur la confiance
La pandémie a montré aux supérieur-e-s comme aux employé-e-s que le télétravail conduit à de bons résultats. Il faut instaurer une culture qui mette l’accent sur la confiance et le bien-être des travailleurs et travailleuses.
3. Prise en compte des profils professionnels et des fonctions
Le desk sharing ne convient pas à toutes les fonctions ni à tous les profils. Il faut donc étudier soigneusement les domaines pour lesquels une telle formule s’avère judicieuse et applicable.
4. Implication des employé•e•s
Le personnel doit pouvoir jouer un rôle actif dans l’introduction du desk sharing. Les éventuels changements dans l’organisation du travail doivent être justifiés et expliqués de manière compréhensible.
5. Les cadres doivent faire figure d’exemples
Les supérieur•e•s doivent assimiler et soutenir les nouvelles formes de travail. Il est impératif qu’ils soient formés aux questions de la conduite à distance et des formes agiles d’organisation du travail.
6. arantie de la santé et du bien-être du personnel
Les bases légales relatives à la protection de la santé du personnel doivent être placées au premier plan, pour les postes en desk sharing comme pour ceux en open space. Afin de rester un employeur attrayant, la Confédération doit veiller à ce que ses postes offrent un environnement de travail sain et accorder une attention particulière à la question de
l’ergonomie. Les supérieur•e•s et les employé•e•s doivent être informés de manière proactive des normes en matière de protection de la santé.
7. Droit de ne pas être joignable durant le temps libre
Les collaborateurs et collaboratrices ont aussi le droit d’être injoignables durant leur temps libre, même s’ils travaillent en dehors du lieu d’activité habituel. Les questions de disponibilité doivent être discutées et réglées à l’avance
8. Le développement des équipes ne doit pas être négligé
Il faut créer des opportunités et des canaux pour permettre aux équipes de se rencontrer et d’échanger. L’appartenance, la cohésion sociale et l’identification des collaborateurs et collaboratrices à leur activité doivent être dûment prises en considération.
9. Création d’espaces de travail partagés
Pour accompagner sa réorganisation du travail, la Confédération doit créer de nouveaux espaces de coworking (espaces de travail partagés) sur des sites centraux. Ces espaces ont l’avantage de raccourcir les trajets du personnel tout en lui permettant d’échanger avec des personnes issues d’autres entreprises.
10. Création d’espaces pour s’isoler
Il convient de créer des espaces en plus des places
de travail classiques pour permettre de s’isoler (p.
ex. pour un travail nécessitant plus de concentration), ainsi que des salles fermées pour les entretiens ou appels confidentiels.
11.Persönliche Gegenstände
Die Mitarbeitenden müssen die Möglichkeit haben, ihre persönlichen Gegenstände sicher verstauen zu können.
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